[AGGIORNATO A MAGGIO 2022]
Sapere come gestire un magazzino automatico è un passaggio obbligato per avere successo nell'era della “logistica 4.0”: un'evoluzione che ha aperto le porte a veicoli e robot incaricati di spostare e maneggiare la merce (gli AGV, automatic guided vehicle, ad esempio), a sensori, connettività Internet of Things, computer, software gestionali e di analisi dei dati. Anche se resta nel “dietro le quinte”, il magazzino non va considerato come un semplice deposito in cui parcheggiare la merce, come un luogo non strategico.
Trascurandolo, prima o poi inevitabilmente si creano inefficienze nella filiera distributiva e commerciale.
In questo articolo vogliamo spiegarti come gestire un magazzino automatico nel modo più semplice possibile, partendo da regole che forse già conosci e arrivando ad altre a cui forse non avevi ancora pensato. Alcuni dei principi gestionali del passato sono ancora validi, ma le tecnologie hanno introdotto nuove sfide e opportunità.
Anche in un contesto 4.0 bisogna evitare sprechi e rotture di stock, assicurare consegne puntuali, contenere le spese, rispettare gli standard di qualità e le normative. Ciò che oggi è cambiato sono gli strumenti delle operations quotidiane: alla meccanica si è affiancata l'elettronica, al lavoro dell'uomo quello delle macchine. Ed è cambiato il modo di gestire tutte le risorse: collaboratori, strumentazione, merce e, non da ultimo, i dati.
E a proposito di dati, la chiave di volta sta proprio nel concetto di integrazione dei magazzini automatici con gli impianti a monte e a valle.
Gestire un magazzino automatico step-by-step
Vediamo allora quali elementi considerare per la corretta gestione di un magazzino automatico, un luogo in cui c'è molto più di quello che balza all'occhio. Nella tua strategia dovrai considerare gli aspetti materiali come gli spazi, la merce, gli strumenti, ma anche le risorse umane, la componente tecnologica e i beni immateriali, come i software e i dati.
1. Organizza lo spazio
Nel magazzino lo spazio è una risorsa da organizzare in funzione di molte variabili: ingombro dei prodotti, flussi e tempi di produzione, domanda, deperibilità e altro ancora. E fin qui nulla di troppo nuovo. Oggi però è possibile moltiplicare la capacità a parità di metratura grazie ai magazzini verticali, in cui tutto è comunque a “portata di mano” grazie a sistemi di stoccaggio automatico dei pallet come i trasloelevatori, che possono arrivare ad altezze proibitive per un magazziniere.
Un layout di questo tipo è più ottimizzato e può far risparmiare spazio (quindi costi di energia e affitto), ma richiede alcuni accorgimenti. Come organizzare un magazzino troppo alto? Potrebbe essere una buona idea collocare al piano terra i prodotti più venduti e a maggior frequenza di ingresso/uscita, oppure adottare una struttura a colonne (ciascuna fatta dallo stesso articolo, che quindi può essere reperito sia da uno scaffale basso sia da uno alto). Tenere al piano terra un inventario fisico di tutta l'offerta, inoltre, velocizza le operazioni di verifica sui dettagli di prodotto. Anche con poche, ma ben chiare idee potrai ottenere un magazzino verticale automatico in grado di rispondere pienamente a tutte le tue esigenze.
2. Scegli gli strumenti “materiali”
Il panorama degli strumenti per la movimentazione della merce è ormai amplissimo, tra carrelli elevatori, AGV (automated guided vehicle, i mezzi a guida autonoma che movimentano e prelevano la merce), rulli trasportatori, scaffalature mobili. Sembra banale, ma non lo è: oltre a dover scegliere l'apparecchiatura adatta alle tue esigenze, dovrai capire quante macchine ti servano realmente. Come? Potrebbe essere utile dividere il magazzino in reparti e dedicare un certo numero di risorse a ciascuno.
Dovrai anche valutare la produttività delle macchine, calcolando i volumi di merce che possono trattare in un certo tempo e il numero massimo di ore di “lavoro” quotidiane, settimanali o mensili. Considera eventualmente strumenti “H24”, come alcuni AGV, e quali processi destinare alle ore notturne per non interferire con altre attività. Altro strumento salvatempo sono i sistemi di movimentazione che abbiano funzione di smistatori automatici (robot, sorter, etc.etc.)
Puoi anche considerare sistemi di etichettatura, lettura e riconoscimento degli articoli, come per esempio le pistole a radiofrequenza, i tag RFID e i più nuovi sistemi a comandi vocali, con cui si può lavorare a mani libere. Queste soluzioni riducono i tempi delle operazioni e il margine di errore, perché in fase di spedizione, per esempio, non si rischia di scambiare un articolo per un altro. Altro vantaggio è quello di poter acquisire dati in forma digitale, dunque di archiviarli e analizzarli in modo preciso, permanente, veloce.
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3. Scegli gli strumenti “immateriali”
Se le macchine sono gli “operai” del magazzino automatizzato, computer e applicazioni sono i suoi “manager”. Un software gestione magazzino (Warehouse Management System, WMS) tiene sotto controllo processi, merci e informazioni: monitora gli articoli in entrata e uscita; prepara gli ordini e le spedizioni; pianifica le attività da svolgere in precisi momenti del giorno, settimana o mese; registra i movimenti, il picking, la ricezione, la rotazione, la quantità di scorte e altro ancora.
I dati sono accessibili agli addetti al controllo delle operazioni attraverso una dashboard (o cruscotto). Per una visione d'insieme, questi software possono integrarsi con quelli di ERP e CRM.
Di finalità più specifica sono i software che permettono di prevedere le esigenze di produzione e approvvigionamento. Quelli di Material Requirements Planning aiutano a pianificare attività come produzione, utilizzo dei macchinari e impiego di risorse umane, oltre che a condurre analisi di marketing. Altri programmi si occupano degli inventari: possono tracciare migliaia di articoli, avvisano quando le scorte stanno terminando ed è necessario riassortire, o viceversa suggeriscono di limitare lo stoccaggio.
Strumenti di questo tipo ti aiuteranno a risparmiare sui costi inutili, a migliorare il servizio al cliente (evitando rotture di stock e ritardi di consegna) e a tenere sotto controllo i movimenti e le risorse del magazzino.
4. Scopri ciò che non funziona (e usa i dati per migliorare)
Scovare inefficienze ed errori di strategia è più facile grazie agli strumenti 4.0: se ogni oggetto e ogni processo vengono registrati in forma digitale, si ottengono livelli di visibilità e controllo altrimenti impensabili. E più grande e differenziata è l'attività, più la complessità aumenta e più le soluzioni di monitoraggio e di analytics diventano strategiche. Hai prodotto più merce di quella vendibile? La rotazione è troppo bassa? Si impiega troppo tempo nelle procedure di verifica? Ci sono state rotture di stock e ordini inevasi? I flussi di merce sono ottimizzati?
Dall'analisi dei dati raccolti con sensori, etichette RFID, AGV e altro ancora otterrai risposte a queste domande. Una volta trovati i difetti nel flusso di lavoro, potrai intervenire - per esempio - aumentando o diminuendo la produzione, aggiornando l'inventario, assegnando più o meno macchine e persone a un certo reparto, e via dicendo. In contesti particolarmente complessi può fare la differenza l'uso di software di apprendimento automatico (machine learning), che analizzano i dati della logistica per produrre suggerimenti su possibili ottimizzazioni.
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I principi di gestione del magazzino automatico
Le buone pratiche gestionali dei magazzini tradizionali sono ancora valide, ma devono adeguarsi a processi che sono figli della “rivoluzione 4.0”. Da un lato, innegabilmente, con l'automazione il lavoro diventa più complesso: oltre ai beni materiali bisogna imparare a maneggiare i dati, oltre al lavoro umano bisogna far fruttare quello delle macchine. D'altra parte, una volta oliato il meccanismo è sicuramente più facile tenere sotto controllo le operazioni e scovare i problemi.
In sintesi, per una corretta gestione del magazzino automatico dovrai seguire tre principi:
- l'ottimizzazione delle risorse: spazi, energia consumata, tempi di esecuzione, investimenti per upgrade tecnologici con un ROI dimostrato;
- il controllo: avere una visione d'insieme sui flussi di merce e dati, ma anche una visione dettagliata e analitica, utile a comprendere problemi e aree di miglioramento;
- l'integrazione fra persone e tecnologie, fra strumenti materiali e immateriali, fra merce e dati.
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